Tevens wil ik aan u Flip van de Waerdt voorstellen. Flip is per 1 maart jl verantwoordelijk voor StreamServe’s  Professional Services (consultancy en project management) alsmede het trainingsprogramma. Hij volgt Arno Jellema op die als Principle Sales Consultant zijn carrière vervolgt binnen StreamServe.

Tijdens de VNSG|SAP Gebruikersdagen heb ik met velen van u van gedachten gewisseld over flexibiliteit als strategische waarde: een thematiek die veel raakvlakken heeft met StreamServe. Wij bieden een flexibele oplossing waarmee u een snelle en efficiënte informatie-uitwisseling realiseert én waarmee u processen met klanten, partners en toeleveranciers kunt optimaliseren. Zo krijgt communicatie een strategische waarde voor uw bedrijfsprocessen.

Ook uit het marktonderzoek van Heliview blijkt dat de processen rondom documenten nadrukkelijk op de agenda gaan komen. Dat gaat zijn weerslag hebben op uw markt én de onze: meer dan de helft van de geïnterviewde bedrijven zal binnen twee jaar investeren in geautomatiseerde oplossingen voor documentverwerking- en distributie.

Kortom: we gaan samen een interessante periode tegemoet. Mocht u overigens nog even tijd hebben, surf dan naar www.streamserve.com. Een vernieuwde site, met een duidelijk overzicht van de betekenis van StreamServe voor de diverse bedrijfssectoren en uw specifieke businessvraagstukken.

Ik wens u veel leesplezier.

Max Marinissen

Chris Stone nieuwe CEO StreamServe

StreamServe Inc. heeft Chris Stone, voormalig topman van Novell, aangesteld als president en CEO. Hij volgt medeoprichter Hans Otterling op die de functie zal gaan bekleden van vice-voorzitter van de raad van bestuur.

Chris Stone zal de sterke positie van StreamServe verder uitbouwen. StreamServe biedt als enige leverancier een onafhankelijke communicatielaag om informatie uit deze systemen interactief, gepersonaliseerd en klantgericht te maken. Bedrijven zijn voor een groot deel afhankelijk van hun bedrijfsinformatiesystemen, zoals ERP-applicaties.

"Als medeoprichter en voormalige CEO kan ik niemand anders bedenken die meer geschikt is om StreamServe in de toekomst te leiden dan Chris Stone”, aldus Hans Otterling. “Het bedrijf is sinds haar oprichting tien jaar geleden elk jaar gegroeid. Chris heeft de capaciteit en ervaring om deze groei verder te accelereren."

“Ik ben erg enthousiast over de mogelijkheden van StreamServe”, zegt Chris Stone. “Het bedrijf heeft een sterke reputatie op het gebied van groei en innovatie. Dankzij de creatieve mensen die bij het bedrijf werken, zijn de mogelijkheden letterlijk onbegrensd in de snelgroeiende markt van business communication. StreamServe voldoet ruimschoots aan de complexe documentbehoeften die ontstaan vanuit een bedrijfsinformatiesysteem.” 

Voordat Stone bij StreamServe in dienst trad, werkte hij bij Novell als executive vice president corporate strategy en development. Daarna was hij de tweede man van Novell.

China Light and Power verbetert cashflow met StreamServe

China Light and Power (CLP) is het grootste energiebedrijf van Hong Kong. Het bedrijf concentreert zich op de productie, transport, handel en levering van elektriciteit aan ruim 2,1 miljoen consumenten en bedrijven. Dit is vergelijkbaar met het Nederlandse energiebedrijf Essent. De klanten van CLP stellen steeds hogere eisen aan de manier waarop zij hun rekeningen willen ontvangen. De vraag is hoe CLP aan al die verzoeken kan voldoen als er wekelijks tienduizenden rekeningen de deur uitgaan?

CLP is een klantgerichte organisatie. Het bedrijf ziet het als haar taak om aan bijzondere verzoeken van haar klanten te voldoen. Vooral als het gaat om de verzending van rekeningen. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan. CLP maakt gebruik van SAP R/3. De informatie die daaruit voortvloeit is statisch. Daardoor was het voor CLP niet mogelijk om rekeningen op verschillende manieren te verzenden, terwijl klanten juist veel persoonlijke wensen hadden. Bijvoorbeeld  het beschikbaar stellen van online factuur- en verbruiksinformatie. Totdat CLP kennismaakte met StreamServe. Met dit onafhankelijke communicatieplatform kan CLP voldoen aan de persoonlijke documentwensen van klanten. Ondanks het zeer hoge volume rekeningen: 70.000 facturen per dag met een piek van 120.000.

Eenvoudig beheer van informatie uit SAP R/3
De grootste uitdaging van CLP - het verzamelen, beheren en verwerken van informatie uit SAP R/3 - is aangepakt met StreamServe. Het systeem van CLP dat meterstanden afleest, stuurt de verbruiksinformatie naar een Microsoft BizTalk server. Deze server standaardiseert de informatie en stuurt die vervolgens naar SAP R/3. Via SAP R/3 gaat deze informatie naar het StreamServe-platform, waar de data op allerlei manieren kan worden verwerkt.

Zelfs rekeningen in braille zijn mogelijk
Dankzij StreamServe kan CLP haar rekeninginformatie op verschillende manieren presenteren. Geheel volgens de wensen van haar klanten. Van online rekeningoverzichten en betalingen tot en met gespecificeerde rekeningoverzichten. CLP heeft nu maar liefst zeventig verschillende opmaakmogelijkheden voor papieren rekeningen. Het is zelfs mogelijk om rekeningen te versturen in braille. Via een web browser krijgen klanten van CLP online toegang tot hun eigen betalingsoverzicht. Ze kunnen deze gegevens zelf uitprinten, maar bijvoorbeeld ook vragen om een overzicht per fax of e-mail.

Optimale klanttevredenheid én verbetering cashflow
Het resultaat van de flexibiliteitslag rondom de verzending van rekeningen is allereerst een optimale klanttevredenheid. Na de implementatie van StreamServe is het aantal vragen over rekeningen sterk afgenomen. Het aantal telefoontjes naar het callcenter is maar liefst met de helft verminderd. Daarnaast is een verbetering in de cashflow opgetreden, doordat rekeningen sneller worden betaald. Bovendien is ook de Total Cost of Ownership (TCO) gedaald. Medewerkers zijn minder tijd kwijt om aan alle verzoeken van klanten te voldoen. Ondanks dat de rekeningen van CLP nu op verschillende manieren presentabel zijn, is een vergrote opslagcapaciteit niet nodig. StreamServe archiveert geen omvangrijke bestanden, zoals een PDF of JPEG, maar kale data. Het document wordt samengesteld bij het oproepen van de kale data. Hierdoor heeft CLP weinig kostbare opslagcapaciteit nodig.

Integratiemogelijkheden met andere applicaties
StreamServe biedt niet alleen een integratiemogelijkheid met SAP, maar ook met de andere legacy systemen en applicaties binnen CLP, zoals de centrale archiefapplicatie met rekeningen ouder dan een jaar. Ook die informatie is eenvoudig verwerkbaar, bijvoorbeeld als een klant een duplicaat nodig heeft. Bovendien is het mogelijk om automatisch de lay-out van deze (gearchiveerde) rekeningen aan te passen. Dit kan nodig zijn als er in de tussentijd een verandering in de huisstijl heeft plaatsgevonden. CLP kan zich daarom altijd op een uniforme wijze presenteren.

Documentbeheer top-1000 organisaties voor verbetering vatbaar

Ongeveer de helft van de top-1000 organisaties in Nederland stuurt jaarlijks maar liefst 50.000 facturen uit. Daarbij komt nog een enorme hoeveelheid aan andere uitgaande documenten, zoals orderbevestigingen, herinneringen en klantdocumenten. De verwerking van deze papierwinkel gebeurt niet op de meest efficiënte manier zo blijkt uit een gezamenlijk onderzoek van Heliview en StreamServe. De digitalisering van de documentstromen vormt het grootste knelpunt. 

Als organisaties de verzending van documenten op een efficiënte manier aanpakken, dan resulteert dat in flinke kostenbesparing. Uit het onderzoek van Heliview en StreamServe blijkt dat veel bedrijven op dit gebied nog een flinke slag kunnen slaan. Maar liefst één op de vijf  top-1000 organisaties geeft aan dat het verwerken en opmaken van documenten niet efficiënt genoeg gebeurt. Zij kunnen veel winst behalen als zij de interne en externe documentstromen volledig automatiseren, waardoor dit proces veel minder arbeidsintensief wordt.

Digitalisering documenten is verbeterpunt
De volumes voor inkomende documenten bij de top-1000 organisaties zijn aanzienlijk. Desondanks heeft slechts een kwart van de organisaties een geautomatiseerde koppeling met leveranciers voor inkomende documentstromen. Bij het merendeel is er sprake van handmatige invoer. Ruim 35% van alle organisaties geeft aan dat digitalisering van inkomende documentstromen een direct verbeterpunt is. Vooral automatische archivering vormt vaak een bottle-neck.

Documentoutput is arbeidsintensief
Momenteel wordt 65% van alle uitgaande documenten eerst handmatig geprint, gekopieerd en vervolgens per post verstuurd. Daarna worden de kopieën gearchiveerd. Naast het feit dat dergelijke processen uiterst arbeidsintensief zijn en dus hoge kosten met zich meebrengen, is er ook sprake van een hoge foutgevoeligheid. Kortom, het is een arbeidsintensief proces. Daarom wordt het door 9% van de onderzochte organisaties uitbesteed.

Automatiseringsgraad is onvoldoende
De reden voor de inefficiënte documentverwerking is duidelijk aanwijsbaar. Binnen grote organisaties is geen eenduidige verantwoordelijkheid voor de verzending van interne en externe documenten. Daarnaast laat de automatiseringsgraad van documentverwerking te wensen over. Maar liefst 54% van de top-1000 organisaties wil binnen twee jaar wél investeren in geautomatiseerde oplossingen voor documentverwerking -en distributie. Het belang hiervan wordt daarom wel degelijk onderkend, maar stond tot voor kort niet hoog op de agenda.

Flip van de Waerdt nieuwe PS manager bij StreamServe

Flip van de Waerdt (48) is vanaf maart werkzaam bij StreamServe. StreamServe is een organisatie met forse groeiambities. Daarin kan hij zich uitstekend vinden. ‘Ik zie het als mijn taak om klaar te staan op het op het moment dat de organisatie, klanten of partners dat vragen.’ StreamFlash praat met Van de Waerdt over zijn achtergrond, kennis en rol binnen het bedrijf.

Wie volg je op bij StreamServe?
Arno Jellema. Hij  heeft de afgelopen jaren op een uitstekende manier invulling gegeven aan de functie van Manager Professional Services. Op een gegeven moment  is Jellema benoemd tot Principal Sales Consultant. Hierdoor ontstond er een vacature binnen Professional Services. Ik heb direct mijn belangstelling getoond. Vanaf 1 maart 2005 ben ik officieel in dienst getreden bij StreamServe. Maar ik heb al vanaf december vorig jaar op ad interim basis de taken overgenomen van Arno Jellema.

Hoe lang ben je al werkzaam in de ICT?
Ik werk nu 28 jaar in de ICT-sector. Ik ben gestart als Service Engineer en uiteindelijk doorgegroeid tot Hoofd Rekencentrum. Vanaf mijn 40e jaar heb ik als project-/ programmamanager een aantal grote projecten gedraaid met name rondom de uitbesteding van infrastructuur. In mijn vrije tijd ben ik een aantal jaren bestuurslid geweest van de itSMF (ITIL-gebruikersclub) en het GvIB (Genootschap van Informatiebeveiligers). Op dit moment ben ik nog actief binnen het EXIN (Exameninstituut voor ICT’ers).

Wat is je doelstelling binnen StreamServe?
De eerste maanden richt ik me met name op de interne Professional Services [PS] organisatie van StreamServe. Daarbij ligt de nadruk op de versterking van het projectmatig werken en de communicatie richting klanten en partners.  Zo zal ik om te beginnen, met een aantal partners van gedachten wisselen over hun ideeën en toekomstwensen. Dit staat hoog op mijn agenda.

Prijsvraag: hoe snel is StreamServe in de praktijk?
StreamServe demonstreerde de flexibiliteit van haar oplossingen tijdens VNSG|SAP gebruikersdagen

StreamServe vestigde de aandacht op documentoutput tijdens de VNSG-gebruikersdagen. Bezoekers maakten kans op een iPOD als zij de volgende vraag correct beantwoordden: ‘Hoeveel documenten produceert energiebedrijf China Light and Power in Hong Kong in vijf minuten met StreamServe?’.

China Light and Power is de grootste energieleverancier van Hong Kong. Het bedrijf heeft ruim twee miljoen klanten. Dat betekent dat de verzending van energierekeningen een immens karwei is. Vooral omdat haar klanten steeds meer persoonlijke wensen hebben. Dankzij StreamServe kunnen alle rekeningen in een razend tempo worden verwerkt. In vijf minuten produceert StreamServe maar liefst 1.458 rekeningen. In verschillende lay-outs en bestandsformaten. Zie ook het artikel over CLP elders in deze nieuwsbrief.

Winnaar van iPOD
Het viel niet mee om het vermogen van StreamServe exact te raden. De antwoorden op de prijsvraag liepen daarom sterk uiteen. De heer Wishaupt benaderde het juiste antwoord het beste: 1.452 stuks. Daarmee was hij slechts zes documenten verwijderd van het juiste antwoord. Een hele prestatie! Hierbij feliciteert StreamServe de heer Wishaupt met het winnen van de iPod! In totaal hebben zestig personen aan de prijsvraag deelgenomen.

Praktijkkennis uitwisselen met vakgenoten
De VNSG is de Vereniging van Nederlandstalige SAP gebruikers. Het is een actieve vereniging met meer dan 600 leden, waardoor het wereldwijd één van de grootste SAP gebruikersverenigingen is. De VNSG|SAP Gebruikersdagen is een jaarlijks terugkerend congres om praktijkkennis uit te wisselen en te netwerken met SAP gebruikers en leveranciers. Dit jaar vonden de VNSG|SAP gebruikersdagen plaats op 7 & 8 april in het MECC in Maastricht.

Inter Access is StreamServe Partner of the Year 2004

StreamServe heeft Inter Access benoemd tot StreamServe Partner 2004. Begin vorig jaar hebben beide bedrijven een OEM-overeenkomst gesloten, waardoor StreamServe een integraal onderdeel is geworden van het Prodin-P3 pakket. Dit was voor StreamServe een belangrijke reden om Inter Access te benoemen tot ‘StreamServe Partner 2004’.  Inter Access ontving de Partner of the Year Award uit handen van voormalig topvoetballer Hans van Breukelen.

De Prodin-P3 Suite is business software voor een klantordergestuurde en projectmatige logistiek voor kleine tot middelgrote MKB-ondernemingen. Inter Access heeft StreamServe volledig geïntegreerd met Prodin-P3. Dit wil zeggen dat Inter Access naast de standaardkoppeling met de daarbij behorende functionaliteit, zoals direct mailen, faxen en printen vanuit Prodin-P3, ook alle documenten vooraf heeft gedefinieerd. Zodra Prodin-P3 is geïnstalleerd, kan een gebruiker bijvoorbeeld direct opdrachtbevestigingen mailen. Ook wordt de dossierfunctie in Prodin-P3 afgehandeld met StreamServe. De gebruiker kan direct vanuit de Prodin-P3 klantencockpit de reeds verstuurde facturen digitaal opvragen.

Goede samenwerking basis voor succes
Naast de integratie van StreamServe in Prodin-P3 speelden ook de uitgesproken visie, heldere werkwijze en het enthousiasme van Inter Access een belangrijke rol bij de benoeming tot StreamServe Partner of the Year 2004. John Tubbing, Channel Manager van StreamServe: “Met de strategische inzet van StreamServe-software voor het ERP-pakket Prodin, laat Inter Access zien hoe breed StreamServe inzetbaar is. Daarnaast vind ik de samenwerking met Inter Access bijzonder goed verlopen. Daarom verdienen zij de award dubbel en dwars.”

Streven naar groei van StreamServe-licenties
Inter Access levert StreamServe ook uit op andere ERP-systemen, waaronder SAP, Oracle en IFS. In 2005 streeft Inter Access een forse groei na van het aantal Prodin-P3 klanten en dus ook van het aantal StreamServe-licenties. Inter Access beschikt over maar liefst acht StreamServe-consultants om deze ambitie waar te maken. Elise van Maarschalkerweerd, Solution Unit Manager: “Wij hebben gekozen voor StreamServe omdat de software volledig te integreren is in Prodin-P3. Als gevolg hiervan kunnen onze klanten de documenten zowel intern als extern digitaal verspreiden. Dit resulteert in een vergrote klantvriendelijkheid en een besparing in tijd en kosten.”

Evenementenagenda

20 april 2005 - StreamUpdate Personalisering & Dataverrijking
NH Capelle Hotel, Capelle aan den IJssel, Netherlands
Het onderwerp behandeld de wijze waarop men met behulp van StreamServe documenten en berichten kan personaliseren. Daarnaast wordt aangetoond hoe men vanuit andere applicaties data kan toevoegen. Deze onderwerpen zullen door enkele technische demonstraties gevisualiseerd worden.
De bijeenkomst vindt plaats in het NH Capelle Hotel in Capelle aan den IJssel en zal om 14.00 uur van start gaan. Heeft u zich nog niet ingeschreven, maar heeft u wel interesse deze bijeenkomst te bezoeken? Schrijft u zich dan alsnog in middels een email naar info.nl@streamserve.com, waarin uw contactgegevens zijn opgenomen. U ontvangt dan per ommegaande een bevestiging en een routebeschrijving naar de betreffende locatie.

9 juni 2005 - Congresdag OAUG
Fiji Hotel, Zeist, Netherlands
De OAUG is de Oracle Application Users Group Nederland. Tijdens het congres op 9 juni worden ervaringen in de vorm van presentaties op het gebied van implementatie, upgrade of verdere uitbouw van de Oracle eBusiness Suite met andere deelnemers gedeeld. De onderwerpen en benaderingen zijn legio. U kunt hierbij denken aan: EDI/XMl, Oracle Collections, Enterprise Asset Management, Oracle Configurator, CRM ed.

15 juni 2005 - QAD Gebruikersdag Update 2005
Showkas ‘De Arendsehoeve’, Aalsmeer, Netherlands
Groei is iets wat nooit vanzelf gaat. Dit geldt ook voor bedrijfsresultaten. Door de juiste omstandigheden, zorg en aandacht presteert men beter. Daarom organiseert QAD in samenwerking met de MFG/PRO Gebruikersvereniging ‘Update 2005’ op 15 juni.