Welkom Geachte relatie, Op 1 juli 2004 heeft Nederland het voorzitterschap van de Raad van de Europese Unie overgenomen van Ierland. Nederland zal gedurende zes maanden voorzitter zijn. Op dezelfde datum traden tien nieuwe lidstaten toe tot de EU. De eenwording van de oude én de nieuwe lidstaten brengt commerciële kansen met zich meer voor ondernemers in de gehele EU. Eén Europa betekent over de hele linie meer dynamiek in het bedrijfsleven. De export van de nieuwe lidstaten naar de oude lidstaten neemt jaarlijks met ongeveer 15 procent toe. De economische groei van de nieuwe lidstaten ligt zelfs boven het EU-gemiddelde. Die trend zal zich volgens de prognoses versterkt voortzetten. De landen groeien dus naar elkaar toe. Kortom: de EU biedt het bedrijfsleven kansen op groei, samenwerking en betere resultaten. Heldere communicatie is van groot belang voor bedrijven die van internationaal zakendoen een succes willen maken. Toch kennen goedbedoelde politieke uitgangspunten in de praktijk de nodige bottlenecks. Bijvoorbeeld digitale communicatieprocessen. Iedereen weet dat digitalisering veel voordelen heeft. Zo heeft bijvoorbeeld de douane ontdekt dat er veel te winnen valt met het digitaal aangeven en autoriseren van logistieke documenten. Maar zijn uw systemen daar al op ingericht? Alleen al op nationaal niveau geven we honderden miljoenen en zo niet meer uit, om onze IT-systemen te upgraden of vervangen., zodat ze met elkaar kunnen communiceren. De mogelijkheden zijn legio, de verschillen enorm. Ik hoef u niet uit te leggen, wat dit betekent op Europees niveau. Bijvoorbeeld met het oog op de digitalisatie-achterstand van Oost-Europese landen. StreamServe zorgt ervoor dat kansen ook kansen blijven. We realiseren samen met u een communicatief flexibele en sterke organisatie. Barrières tussen verschillende informatiesystemen spelen voor onze klanten namelijk geen rol van betekenis meer. U vindt altijd optimale aansluiting bij uw leveranciers, afnemers, klanten en partners. Dat versterkt uw internationale perspectief. En uw concurrentie positie in het algemeen. Het is volkomen onnodig dat digitale processen een rem zijn op het benutten van kansen. Of dat u jaren moet wachten tot uw investering daadwerkelijk geld oplevert. We draaien het liever om: sterke communicatieprocessen versterken uw concurrentiepositie. Zeker in een verenigd Europa. Ik wens u veel leesplezier. Met vriendelijke groet, Max Marinissen General Manager StreamServe Benelux StreamServe: automatische piloot achter e-ticketing van KLM De internationale organisatie voor de burgerluchtvaart IATA heeft onlangs in Singapore besloten dat luchtvaartmaatschappijen de komende jaren moeten overschakelen op elektronische tickets. Reizigers kunnen dan onder meer thuis hun reisbewijs uitprinten. KLM heeft met StreamServe deze digitalisatieslag al grotendeels gemaakt. Gerard Bakker, manager fulfilment KLM, legt uit hoe. Hoe kwam de realisatie van e-tickets bij KLM tot stand? “KLM nam twee jaar geleden een kijkje in de keuken bij o.a. de Amerikaanse partner Northwest Airlines. Meer dan 95% van de binnenlandse vluchten in de Verenigde Staten verlopen bij Northwest Airlines via e-ticketing. De bevestigingsdocumenten hoeven daar slechts op één manier te worden geadresseerd. Als KLM hebben we te maken met verschillende adresseringsvormen, omdat we op alle continenten vliegen. We kozen daarom voor de aanpak van Northwest Airlines, maar met een Europese softwareleverancier om de output van bevestigingsdocumenten te verzorgen. Onze keuze viel op StreamServe, omdat deze software overweg kan met de XML-gegevens uit ons centrale reserveringssysteem, een standaard connector met IBM MQ-series heeft en in staat is om de verschillende soorten adresseringsvormen uniform en correct opgemaakt af te handelen.” Wat is het verschil tussen het verstrekken van een e-ticket en een papieren ticket? De lijnen zijn korter dan bij een papieren ticket. Op het moment dat iemand een boeking maakt voor een vlucht via een reisagent, telefonisch of direct per internet, ontvangt die persoon na betaling een boekingsbevestiging. De reservering komt terecht in het centrale reserveringssysteem van KLM, Corda, een legacy systeem. De XML-gegevens uit Corda gaan naar StreamServe. Die plaatst de gegevens in de juiste template en verzendt de bevestiging naar de klant van KLM. Reizigers kunnen daarbij kiezen uit zes verschillende talen én aangeven hoe zij het document willen ontvangen: per mail, post of fax. Het e-ticket heeft nog een voordeel: je kunt het nooit verliezen.” En de positieve gevolgen van de verkoop van e-tickets zijn? “KLM kan flexibeler inspelen op de wensen van klanten. Het afgelopen jaar heeft de verkoop van e-tickets bij KLM een enorme boost gekregen. Wij verstrekken nu 50.000 e-tickets per maand. Dit aantal willen wij in 2005 graag verdubbelen. Het is niet exact aan te geven hoeveel kosten KLM hiermee uiteindelijk bespaart. Volgens de standaard die geldig is binnen onze industrie is de directe kostenbesparing ongeveer 6 tot 8 euro per e-ticket. Momenteel is 83% van alle KLM bestemmingen toegankelijk voor reizigers met een e-ticket en per eind juli 2004 zal dit percentage zijn opgelopen tot 89%.” Ziet u ook nog andere mogelijkheden met de software van StreamServe? “Achter elke vlucht die vanaf Schiphol vertrekt, gaan duizenden documenten schuil. Bij Northwest Airlines werken ze bijvoorbeeld al met electronic travel credit vouchers (e-tcv) gebaseerd op hetzelfde principe als de e-tickets. Reizigers die in geval van overboeking vrijwillig overstappen op een volgende vlucht ontvangen daarvoor een voucher met een korting op een toekomstige vlucht. Die informatie komt rechtstreeks in de database te staan en de klant ontvangt automatisch een bevestigingsdocument. Zo maakt Northwest Airlines zijn administratieve handelingen inzichtelijker. Ook bij KLM gaan we op korte termijn kijken of dit voor ons haalbaar is.” StreamServe Business Communication Platform: waardevolle aanvulling op de FreeFlow workflow-strategie van Xerox Het naar elkaar toe groeien van computers, communicatie, print- en kleurentechnologie biedt verdergaande mogelijkheden. Bedrijven kunnen deze nieuwe diensten heel efficiënt aanbieden door volledig geïntegreerde digitale workflows. Xerox komt tegemoet aan de vraag naar een volledig geïntegreerde digitale print-workflow met FreeFlow Digital Workflow Collection. De software van StreamServe sluit hier goed op aan. Om die reden hebben beide bedrijven onlangs een strategische partnerovereenkomst gesloten. De Xerox FreeFlow Digital Workflow Collection omvat modulaire software van Xerox en producten van business partners, waaronder StreamServe. Met behulp van StreamServe kunnen gepersonificeerde documenten digitaal of fysiek ‘en masse’ naar de juiste gebruiker, in het juiste format en in elke bestandsoort, worden gedistribueerd. Meer halen uit investering in Worlkflow-technologie Een van de speerpunten waar Xerox en StreamServe zich op gaan richten, is de documentenstroom in de verzekeringsbranche. Xerox Global Services-directeur Frank Borst over de samenwerking: “De StreamServe-oplossing is een perfecte aanvulling op ons FreeFlow-aanbod. Daarnaast stelt het de huidige Xerox klanten, waaronder ook veel printbedrijven, in staat om hun reeds gedane investeringen in workflow-technologie extra te benutten en nieuwe manieren te ontwikkelen om geld te verdienen. StreamServe is sterk in de opmaak, personalisatie, distributie van documenten en in bi-directionele communicatie. Bij bedrijven is er behoefte aan een grote flexibiliteit in de communicatiestrategie; samen kunnen we daar bij onze klanten voor zorgen. Zonder overigens de noodzaak om (te) ingrijpend om te gaan met de bestaande backend-systemen.” Samenwerken met sterke partners StreamServe-manager Max Marinissen is er zeker van dat de komende twee jaren zullen uitwijzen, dat vele bedrijven het belang van deze nieuwe mogelijkheden zullen inzien en ook gaan gebruiken: “Onderzoek heeft uitgewezen dat het absoluut die kant opgaat. Ik ben dan ook erg blij met de samenwerking met Xerox. Het past binnen onze strategie om de markt, samen met sterke partners, innovatieve oplossingen te bieden voor hun (digitale) documentenoutput en in toenemende mate voor de Enterprise Business Communication in zijn geheel." Kiezen Nederlandse bedrijven voor post, e-mail of fax? Onderzoek StreamServe toont trends in documentoutput In opdracht van StreamServe onderzocht Heliview Research hoe de top-1000 bedrijven in Nederland omgaan met hun documentmanagement en –output. Dit leverde een aantal opmerkelijke resultaten op. Zo is het verzenden van documenten per e-mail op dit moment zeer populair. Een optimaal gebruik van de e-mail laat echter te wensen over. Ongeveer 75% van de top-1000 bedrijven verzendt meer dan 15.000 facturen per jaar. De meeste bedrijven maken twee of drie kopieën per factuur. Op dit moment gaat ongeveer 96% van de facturen per post deur uit. De behoefte aan een digitalisering van dit proces is daarom groot. Knelpunten zijn vooral het archiveren en het beschikbaar stellen van facturen. Bij de verzending van logistieke documenten vormt het koppelen van besteldocumenten aan facturen een probleem. Dit neemt uitzonderlijk veel tijd in beslag. Een derde van de bedrijven geeft aan dat de handling van logistieke documenten een bottleneck is. Heliview concludeert dat deze processen momenteel niet efficiënt en kosteneffectief zijn ingericht. Heliview onderzocht welke vorm van document handling de voorkeur geniet binnen organisaties. Zij geven het volgende aan: - verzenden per post 7,3 - verzenden per fax 7,2 - verzenden per e-mail 7,8 Slechts 20% van alle documenten worden per email verstuurd, terwijl men over het verzenden via deze methode het meest tevreden is. Stuur voor een complete versie van het rapport een e-mail naar Jean Paul Schriek: jeanpaul.schriek@streamserve.com Perfect Extensions breidt portfolio uit met StreamServe Onlangs hebben Perfect Extensions en StreamServe een resellerovereenkomst gesloten. Perfect Extensions richt zich op de verkoop van aanvullende softwareoplossingen voor mySAP en R/3 Enterprise. De software van StreamServe is hierop een goede aanvulling. Hiermee kunnen SAP gebruikers probleemloos al hun documenten ontwerpen en distribueren. Het StreamServe Business Communication Platform sluit prima aan op de andere producten van Perfect Extensions. De software van StreamServe voorziet in een geïntegreerde communicatieoplossing voor SAP, die het mogelijk maakt om uit- en ingaande communicatieprocessen van SAP te automatiseren en te personaliseren. StreamServe verwerkt data vanuit en naar applicaties tot een gestructureerde data- en documentenstroom volgens het in de software vastgelegde communicatiescenario. Dit is volledig afgestemd op de eisen en wensen van zowel de verzender als ontvanger. Ofwel, met StreamServe kunnen SAP gebruikers hun bedrijfscommunicatie afstemmen op hun specifieke behoeftes. Goede basis voor e-business Met behulp van de software van StreamServe zijn bedrijven in staat om automatisch bedrijfskritische informatie tussen klanten, leveranciers, zakenpartners en e-marketplaces te distribueren en te personaliseren. StreamServe heeft uitgebreide functionaliteiten en is modulair opgebouwd, waardoor bestaande klanten makkelijk kunnen upgraden van traditioneel outputmanagement naar e-business communicatie. Geslaagd seminar Interactive Forms en eCommunication Op 28 april 2004 organiseerde StreamServe het seminar Interactive Forms en eCommunication. Deelnemers aan dit seminar kregen een presentatie en demonstratie van Interactive Forms en de oplossingen van StreamServe op het gebied van elektronische communicatievormen, zoals e-mail, XML, PDF, etc. Interactive Forms StreamServe organiseert vier keer per jaar informatieve seminars voor haar klanten. Dit is voor hen een goede gelegenheid om extra inzicht te krijgen in bestaande en nieuwe mogelijkheden van StreamServe. Interactive Forms is zo’n nieuwe mogelijkheid. Kenmerken: Applicatie die webformulieren presenteert via een browser; Met behulp van een login kunnen gebruikers bij de formulieren komen; Formulier kan zich dynamisch aanpassen; De formulieren worden opgeslagen en beheerd op een webserver; Data wordt als XML-bestand verder verwerkt door een StreamServe-server; Informatie uit backoffice-applicatie kan worden gepresenteerd in het formulier; Data kan tijdens het invullen geverifieerd en aangevuld worden met gegevens uit een database. eCommunication Onder eCommunication verstaat StreamServe het verzenden van digitale documenten in welk formaat dan ook via elektronische kanalen zoals Internet, VAN, etc. Voorbeelden hiervan zijn het verzenden van een PDF via e-mail of het verzenden van een XML-bericht via het Internet. Met StreamServe kunnen bedrijven dergelijke processen eenvoudig inrichten en optimaliseren. Nieuw seminar in september In september 2004 organiseert StreamServe opnieuw een seminar. Belangstellenden kunnen voor meer informatie terecht bij: Esther Roos, esther.roos@streamserve.com Ondernemers verplicht om elektronisch aangifte te doen Nieuwe ontwikkeling in digitalisatieslag bedrijven Alle ondernemers die binnenlands belastingplichtig zijn, zijn vanaf 1 januari 2005 wettelijk verplicht om elektronisch aangifte te doen van de omzetbelasting. Voor de loonaangifte geldt deze verplichting vanaf 2006. In plaats van op papier moet elk bedrijf of de fiscale intermediair de aangifte van de omzetbelasting elektronisch doen; dat wil zeggen via aangifte- of administratiesoftware, of via de internetsite van de belastingdienst. Bedrijven blijven wel met dezelfde frequentie aangifte doen. Als een bedrijf aangifte moet doen, zal de belastingdienst hiervoor een schriftelijke uitnodiging sturen. Vervolgens moet de aangifte elektronisch worden ingediend. (bron: www.belastingdienst.nl) Op de toekomst voorbereid met StreamServe De komende jaren zal het aantal wettelijke regelingen omtrent het digitaal opslaan en verzenden van documenten alleen maar toenemen. Ondernemers zullen steeds meer verplicht worden belangrijke bedrijfsinformatie digitaal aan te leveren. StreamServe biedt uitkomst voor bedrijven die hun administratie in dit kader verder willen automatiseren, zoals de digitale archivering van documenten. Alle documenten zoals orderbevestigingen, facturen, offertes etc., zijn dan eenvoudig terug te vinden. Dit brengt onder andere een besparing in tijd en ruimte met zich mee. Nieuwe mogelijkheden voor documentenuitwisseling voor gebruikers van Baan ERP-software Profuse en StreamServe hernieuwen hun partnership. Voor gebruikers van de ERP-software van Baan biedt deze vernieuwde samenwerking veel voordelen: het geeft ze toegang tot een innovatieve totaaloplossing op het gebied van bedrijfskritische documentenuitwisseling en business communication. Profuse heeft zich bewezen als specialist in de ERP-software van Baan. Door dit specialisme te combineren met StreamServe’s producten voor Enterprise Business Communication ontstaat een kwalitatief hoogwaardige oplossing voor documentoutput. Gebruikers van de Baan ERP-software hebben daar zeker baat bij. Het levert ze een hogere beschikbaarheid en gebruiksflexibiliteit op van gegevens en een optimale documentenoutput naar print, fax, e-mail, via bijvoorbeeld XML, EDI, PDF. Daarnaast kan StreamServe BCP het ERP-systeem van Baan laten communiceren met vrijwel alle overige ERP-systemen. Zo is onder meer een kostenreducerende en serviceverhogende business-to-business communicatie mogelijk. Gebruikers halen nu meer uit hun Baan omgeving Max Marinissen over de partnership: “Wij beoordelen onze partners onder meer op basis van kwaliteit en specialisme binnen de segmenten die wij bedienen. Profuse is de aangewezen partner om deze kwaliteit en de innovatieve slagkracht van StreamServe in het segment gebruikers van Baan software te versterken”. Bert Koopman, Commercieel Directeur van Profuse: “StreamServe biedt uitstekende mogelijkheden voor gebruikers om meer uit hun Baan omgeving te halen. Het geeft onze klanten veel flexibiliteit en tegelijkertijd de mogelijkheid om aanzienlijke besparingen te realiseren op hun documentprocessen.” StreamServe trainingsprogramma voor bestaande en nieuwe klanten Het trainingsprogramma van StreamServe geeft bestaande of nieuwe klanten meer technische expertise en productkennis. Dit dankzij de hulp van gecertificeerde trainers. Het resultaat: klanten kunnen meer voordeel behalen met de softwareproducten van StreamServe. Het cursusaanbod bestaat uit ongeveer 20 cursussen die variëren van een halve dag tot vijf dagen. De cursussen worden aangeboden in verschillende Europese talen, waaronder Nederlands, Engels, Duits, Frans, Zweeds, Fins en Noors. Klanten kunnen een cursus volgen bij StreamServe-vestigingen in de diverse landen. Daarnaast kunnen zij zelf de cursuslocatie bepalen, bijvoorbeeld een on-site training op het eigen kantoor. StreamServe Official Curriculum Onder de naam StreamServe Official Curriculum biedt StreamServe een praktijkgerichte reeks cursussen. Hieronder vallen: Essentials Track StreamServe Fundamentals Course: voorziet in de kennis die nodig is om een StreamServe-project op te zetten en te onderhouden. Administration & Implementation Course: voor technische gebruikers die verantwoordelijk zijn voor de installatie, configuratie en beheer van een StreamServe-oplossing. Advanced Track Advanced Cource: brengt onder meer bruikbare StreamServe-scriptfuncties bij. Na deze cursus hebben bedrijven nog meer controle over hun bedrijfscommunicatie. Business Communication Channels Track: geeft inzicht in de werking van de belangrijkste StreamServe Business Communications kanalen, zoals fax, e-mail, reprint en XML. Add-on cursussen StreamServe biedt de additionele cursussen: StreamServe Connect voor SAP, StreamServe Output Center, Profile Manager en 4.0 Workshop. Update cursussen Voor klanten die StreamServe al kennen en die zijn overgeschakeld op een nieuwe versie van de software. Neem voor meer informatie contact op Dick van Eekelen, dick.vaneekelen@streamserve.com