Enterprise Document Presentment-software maakt aansluiting Rabo NotaBox eenvoudig

Capelle a/d IJssel, 18 april 2006 – Agis Zorgverzekeringen, één van de top vijf gespecialiseerde zorgverzekeraars in Nederland, verstuurt vanaf vandaag een deel van zijn facturen digitaal via de digitale brievenbus van TPG Post naar Rabo NotaBox. Door de brede inzet van de standaard software van StreamServe binnen Agis kon deze nieuwe facturatiemethode eenvoudig worden opgenomen in het proces. Het nieuwe facturatieproces is ook van toepassing op verzekeraar Pro Life Zorgverzekeringen, onderdeel van Agis. Codast, business partner van StreamServe, verzorgde de implementatie.

Met Rabo NotaBox kunnen consumenten binnen hun internetbankieromgeving digitale acceptgiro’s ontvangen en betalen. De consument krijgt een melding als een nieuwe nota is binnengekomen en kan met enkele muisklikken de betaling regelen. In januari ging NotaBox live en momenteel verstuurt een tiental bedrijven zijn facturen via deze virtuele brievenbus. Het is de verwachting dat ook andere banken zich hierbij aansluiten of met eigen initiatieven komen.

Agis Zorgverzekeringen behoort tot de eerste bedrijven die via de digitale brievenbus van TPG Post zijn aangesloten op Rabo NotaBox. Medio 2005 implementeerde Agis de software van StreamServe om informatie uit het basisadministratiesysteem gepersonaliseerd en klantgericht op te maken voor ieder van zijn merken en deze te distribueren. De software genereert brieven, polissen en facturen uit de administratieve systemen van Agis en verwerkt deze in alle mogelijke bestandsformaten om ze vervolgens te verspreiden via de post, fax, e-mail en nu ook NotaBox, zorgvuldig afgestemd op de wens van individuele klanten. Bovendien worden deze documenten direct in een real-time archief geplaatst, zodat ze makkelijk kunnen worden teruggevonden door medewerkers van het customer service center.

Steeds meer klanten handelen betalingen af via internetbankieren en Agis wil de klant het gemak bieden van internetbankieren. Harmen Epema, projectleider Digitale Nota bij Agis, licht dit toe: "De digitale factuur is ingevoerd om onze klanten extra betaalservice te bieden. Onze klanten bepalen met NotaBox nog steeds zelf wanneer de betaling moet plaatsvinden. NotaBox slaat de facturen op in een online archief, waardoor het bijhouden van een archief op papier niet langer nodig is."

Max Marinissen, General Manager van StreamServe: “Drie van de tien NotaBox-pioniers zijn klanten van StreamServe. Naast het feit dat wij een ambassadeur zijn van NotaBox, is er nog een andere verklaring. Het gaat deze bedrijven niet alleen om het elektronisch aanbieden van facturen. Dat is, hoewel snel groeiend, nog maar een fractie. Ook het proces voor het maken van de traditionele papieren factuur willen bedrijven verbeteren. Daarnaast vervaardigen bedrijven ook andere documenten, zoals brieven, polissen, rekeningafschriften, schadeoverzichten en reisbescheiden. Ook die willen ze graag digitaal aanbieden, via e-mail of een portal. Heb je als bedrijf dat proces al gestandaardiseerd en geautomatiseerd met StreamServe, dan betekent het aansluiten op Rabo NotaBox voor de financiële administratie slechts wel of geen vinkje zetten in de StreamServe-oplossing.“

Hoe werkt NotaBox?
Bedrijven die via NotaBox digitaal factureren, leveren hun digitale acceptgiro's af bij de digitale brievenbus van TPG Post. Deze brievenbus is gekoppeld aan Rabo NotaBox. Daar kunnen klanten door de digitale betaalopdrachten snel, gemakkelijk en foutloos betalen. Zij hoeven bijvoorbeeld het rekeningnummer, het bedrag, de naam van het bedrijf en het kenmerk niet meer in te vullen, maar alleen voor akkoord te klikken. Klanten die zich niet aanmelden op Rabo NotaBox blijven de acceptgiro's en nota's per post ontvangen. Voor bedrijven biedt Rabo NotaBox het voordeel dat zij hun facturatie digitaal kunnen afhandelen, wat zorgt voor een snelle facturatie-afwikkeling, kostenverlaging doordat facturen niet meer geprint en verzonden hoeven worden en minder foutafhandelingen, doordat foutieve coderingen bij betalingen worden voorkomen. De gegevens op de digitale acceptgiro, zoals factuurnummer, kunnen namelijk niet worden veranderd. Het bedrag is wel muteerbaar.