Fergas är ett familjeföretag i tredje generationen som utvecklats till en global leverantör av radialfläkthjul samt tvärströms- och Airblasterfläktar. Fergas fläkthjul används i en mängd olika branscher och produktkategorier i syfte att ventilera, kyla eller värma. Komponenten sitter i produkter såsom vitvaror, uppvärmningsprodukter och bilar.
 
- En stor fördel för oss och för våra kunder, är att StreamServe har gett oss möjlighet att erbjuda kundunika dokument. Alla produkter vi säljer är kundanpassade så det är logiskt att även vår affärskommunikation anpassas efter våra kunders unika behov, säger Magnus Pettersson, CFO på Fergas.

Fergas övergripande fokus är ”lean”, dvs att göra allt enklare och effektivare. På en marknad med stark priskonkurrens är det av största vikt att hela tiden arbeta med den interna effektiviteten. - Det kan handla om att produktionen övervakas visuellt av en kamera i stället för av en person. Det handlar också om en slimmad IT-miljö. StreamServe Enterprise Document Presentment (EDP) tillsammans med vårt affärssystem M3 (tidigare Movex) från Lawson är en integrerad del i alla våra affärsprocesser och används i våra produktions-anläggningar och lager. StreamServe är en viktig nyckel i att uppnå en hög effektivitet och stödja produktion och logistik på ett sätt som inte kräver stora IT-resurser, förklarar Magnus Pettersson.

- När vi implementerade StreamServe EDP för mer än tio år sedan var den största fördelen att vi fick möjlighet att hantera dokumenten utanför M3, vilket innebar att vi kunde göra layout- och designförändringar på egen hand. Det gav oss flexibilitet och oberoende. Med åren har StreamServe löst en mängd problem och vi har kunnat undvika anpassningar i M3, säger Magnus Pettersson.

Produktionen sker i Sverige och i Asien. Försäljningen sker till stor del via agenter till Fergas industriella kunder över hela världen. Agenterna har vanligtvis inget eget lager vilket innebär att varor skeppas direkt från produktionen till kunden.

- Eftersom produktionen är kundorderstyrd vill vi att kundinformation ska finnas med redan på tillverkningsdokumenten. Utan StreamServe hade det varit svårt att lägga till sådan uppgifter. Men den stora fördelen är att vi kan anpassa leveransetiketterna efter varje kunds specifika önskemål, menar Magnus Pettersson. Det kan vara krav på streckkoder, bokstavskoder som är anpassade efter kundens nomenklatur, samt specifika positioner för dessa koder. Vi kan styra detta på kundnummer och med hjälp av StreamServe automatiskt skapa dokument som motsvarar kundkraven.

- Det här innebär att vi får nöjdare kunder, eftersom det blir enklare för dem när de tar emot leveransen. Vi kortar också ned våra säljprocesser eftersom de här frågorna inte blir ett hinder för affären; vi kan tillmötesgå kundens önskemål utan att det påverkar lönsamheten.

- Ett annat exempel på att StreamServe EDP hjälpt oss att möta kunden på ett bättre sätt är att vi kan producera etiketter för att märka varje enskild kartong i en leverans. Även detta underlättar i kundens hantering, då de kan separera kartongerna och ändå ha kvar kontrollen genom att dessa är märkta individuellt.

I stort sett alla inköpsordrar, ordererkännanden, förfakturor och leveranspåminnelser skickas idag via e-post. Fakturorna går däremot med post. I samband med leverans vill kunden ofta ha kopior på alla dokumenten. Med StreamServe genereras automatiskt både en utskrift och pdf-filer, vilket gör det enkelt att mejla kopior till kunden. Kvaliteten har ökat betydligt jämför med tidigare, när man ofta faxade kopior till kunderna.

Fergas har uppnått kostnadsbesparingar genom att man nu skriver ut alla orderbekräftelser och andra affärsdokument på vitt papper i stället för att ha förtryckta papper med respektive bolags logotyp och sidfot. Ändringar kan snabbt och enkelt genomföras och papperssvinnet minimeras.

Företaget har också förbättrat design och innehåll för att få tydligare och mer kundvänliga dokument. I stället för att vara begränsad till de koder och texter som finns i affärssystemet kan man skriva ut benämningar i klartext och tydligare förklara de delar av fakturan eller ordererkännandet som annars kan vara svåra att förstå.

- Språkhanteringen är en annan mycket viktig funktion för oss, säger Magnus Pettersson. Med en del av produktionen förlagd till Kina så behöver vi stödja ”simplified chinese”. Även om det krävts en del arbete initialt så kan vi nu producera de dokument vi behöver med kinesiska tecken, utan att vi behövt investera i en separat miljö eller fler applikationer.

- Bra affärsdokument för mig och för Fergas, är dokument där mottagaren får den information som behövs. Med ett effektivt informationsflöde kan vi stödja våra kunder på ett bra sätt. Vi kan fokusera på affärer i stället för administrativa uppgifter, avslutar Magnus Pettersson.